אבחון ארגוני כולל

אבחון ארגוני כולל

הדפס מאמר

מה הוא אבחון ארגוני?

האבחון הארגוני הינו כלי חיוני לשם סריקה של כלל המערכות הארגוניות ניהוליות ועסקיות והערכה אובייקטיבית של אופן תפקודן.  בכללם המערכת הניהולית, פיננסית, אסטרטגיה עסקית, המשאב האנושי, שיווק ומכירות, תפעול.

דוח האבחון מספק מענה לשתי שאלות יסודיות :
 
  • האם הארגון אפקטיבי. כלומר דרך הפעולה הנוכחית היא המיטבית להשגת מטרותיו.
  • האם הארגון יעיל. כיצד הארגון יכול לנקוט פעולות שימקסמו את הרווח.
 דוח האבחון אינו רק מספק מענה לשתי שאלות היסוד הללו, הדוח גם מספק תעדוף ברור לתחומי היישום השונים כדי ליצור טיפול ממוקד בבעיות האקוטיות.
דוח האבחון  הינו כלי עוצמתי מעין כמוהו לשיקוף למנכ"ל/הנהלה הבכירה את הווית העסק על ידי גורם אובייקטיבי. הדוח מוצג למנכ"ל/הנהלה בכירה במצגת POWE POINT מפורטת שאורכת כ- 3 שעות. מנסיוני, תהליך ההפנמה והשינוי מתחיל בנקודה זו. כאשר העובדות מוצגות בצורה חדה וללא מסננים.

 במהלך שנות הקרירה שלי הפקתי כ- 30 דוחות אבחוניים לארגונים גדולים לצד קטנים ברמות מורכבות גבוהות שאת רובם ככולם הובלתי כיועץ ארגוני ביישום.

דוגמאות של תהליכי אבחון וייעוץ

 

חברה בתחום הדפוס הדגיטלי ( 40איש)
בעיה מרכזית- מבנה ארגוני שגוי מיסודו שגרם לתקיעות והפסדים בעיקר בשל פיצול של אנשי המכירות והשרות לפי הטכנולגיות השונות שהיו קיימות בחברה. המבנה הארגוני היה נוח ביותר לצרכי העובדים אך לא תאם כלל לצרכי הלקוחות.

פתרון- שינוי מבני בכלל החברה. איחוד אנשי המכירות למחלקה אחת. מינוי מנהל מכירות, הקמת מחלקת שיווק.הפרדה מוחלטת בין הייצור לבין המכירות. תוך חצי שנה מהשינוי החברה עברה לגידול במכירות ומהפסד לרווח.

חברת קמעונאית בת 150 עובדים

בעיה מרכזית- ניהול יזמי של המנכ"ל לצד העדר תהליכים ארגונים מובנים אשר יצר חוסר יכולת ליישם תוכניות עבודה ובנות תהליכי עבודה ושת"פ בין מחלקתי.

פתרון- הפחתה משמעותית של מיזמים חדשים, ריכוז של המנכ"ל במספר מועט של תהליכים בכול פעם, תוך  בנייה וייצוב של הצוות הניהולי.

בעיה- תחלופה גבוהה של הצוות שפגמה במקצועיות השירות ובמכירות. תוך שחיקה של מנהלת הרשת בגיוס כ"א.

פתרון- תוכנית תמריצים ומשוב לעובדים שהאריכה את הוותק הממוצע של העובדים ב- 3 חודשים.

פירמה של עריכת דין ( 35 עובדים)

בעיה מרכזית- מבנה שרות המזכירות היה שרוי כול הזמן בלחץ ועומס ולכן סיפק שירות חלקי, לא יעיל, כ"א עודף, טעויות מרובות הן ללקוח הפנימי ( עורכי הדין) וללקוחות הפירמה, ושירותיות גרועה.

פתרון- נעשה שינוי מבני של המזכירות המבוסס על מתולוגיות שרות שפותחה על ידי. תוך 24 שעות מעת עריכת השינוי נרשם "שקט תעשייתי"בעמדת המזכירות. בכול המדדים נרשמה עליה מהותית: עורכי הדין זכו לשרות הולם, לקוחות החברה זכו לשרות מצויין, עמדת המזכירות עבדה ביעילות ומקצועיות .

רשת קמעונאית בת 7 סניפים

בעיה מרכזית- העדר מכירה יוזמת ורמת שירותיות לא אחידה בין הסניפים.

פתרון- יישום של תהליכי מבצעים וקו קופה שתרמו לגידול של 5% במחזור. יישום של בקרת לקוח סמוי בכדי לשמור על סטדנרט גבוה של  שירות.

 

 

"המינים השורדים אינם דווקא המינים החזקים ביותר, או האינטיליגנטים ביותר, אלה המינים המגיבים על שינויים בצורה הטובה     ביותר" ( צרלס דרווין)